Oleh : Akbar Raihan Maghribi
PENDAHULUAN
A. LATAR
BELAKANG
Sistem informasi adalah sekumpulan
elemen (orang, data, prosedur dan sistem pemroses data dan informasi) yang
bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berguna, relevan, tepat waktu,
akurat, lengkap dan memenuhi kriteria tertentu. Sistem informasi bisa berisi
berita-berita, hiburan, dan media lainnya yang terdapat dalam sistem informasi
tersebut. Pada organisasi atau bidang tertentu, sistem informasi digunakan
sebagai media pendaftaran dalam bidang tersebut. Salah satunya yaitu terdapat
dalam website Simaba (Sistem Informasi Mahasiswa Baru) UPN Veteran Jawa Timur.
Website Simaba (Sistem Informasi
Mahasiswa Baru) UPN Veteran Jatim yaitu sebuah website yang mengelola sistem
informasi bagi mahasiswa baru yang berhasil lolos masuk tes dan diterima di UPN
Veteran Jatim. Di dalam laman ini tersedia informasi yang dapat diakses oleh
mahasiswa baru untuk proses kedepannya hingga mahasiswa baru selesai ospek.
Di dalam website ini terdapat beberapa
menu yang dapat diakses oleh mahasiswa baru. Dari beberapa menu tersebut, ada
menu yang tidak bisa diakses ketika mahasiswa baru belum login atau masuk ke
dalam web tersebut. Yaitu form atau formulir pengisian data mahasiswa baru
untuk pendaftaran ke universitas.
Pada saat mahasiswa baru mengisi
formulir pendaftaran tepatnya pada bagian upload file, tidak sedikit mahasiswa
baru yang mengeluh karena data atau berkasnya tidak bisa di upload. Para
mahasiswa baru sudah mencoba upload file satu hari sebelum mahasiswa baru
datang ke UPN untuk mengkonfirmasi berkas hingga pada saat itu juga.
B. TUJUAN
DAN MANFAAT
Tujuan dari artikel ini yaitu agar
pengelola website atau laman dari simaba UPN Veteran Jawa Timur dapat
mengetahui kelemahan dari laman tersebut dan dapat memperbaiki kelemahan
tersebut agar kedepannya tidak terulang lagi kejadian seperti itu. Karena hal
tersebut sedikit mengganggu mahasiswa baru yang akan mendaftar karena kesulitan
upload.
Manfaat dari artikel ini yaitu pembaca
dapat mengetahui kegunaan dari website atau laman simaba sebagai akses bagi
mahasiswa baru yang telah lolos tes dan mendaftar di UPN Veteran Jawa Timur.
C. KEBUTUHAN
DATA
Pada
sistem informasi Simaba UPN Veteran Jawa Timur, terdapat beberapa data yang
dibutuhkan. Pertama yaitu data untuk login akses Simaba. Tanpa login, mahasiswa
baru tidak dapat mendaftar. Kedua yaitu beranda. Di dalam beranda terdapat
beberapa informasi untuk mahasiswa baru ketika menjalani pendaftaran hingga
masa ospek. Ketiga yaitu data kontak yang dapat dihubungi. Apabila mahasiswa
baru kebingungan mengenai informasi yang didapat di Simaba, maka mahasiswa baru
tinggal menghubungi data kontak yang tertera di website atau laman Simaba.
Keempat yaitu data download. Mahasiswa baru dapat mendownload jadwal kegiatan,
surat-surat yang dibutuhkan ketika pendaftaran. Kelima yaitu data pengisian
angket ketika pendaftaran. Data ini wajib kita isi. Pada data pengisian angket,
mahasiswa baru mengisi berkas-berkas yang telah disediakan dan pengisian
tersebut harus berdasarkan fakta.
D. PERANGKAT
LUNAK SISTEM INFORMASI
Perangkat
lunak adalah program yang berisi instruksi untuk melakukan proses pengolahan
data. Perangkat lunak atau software terbagi menjadi 4 macam, yaitu: system
operasi (Operating System), program aplikasi (Application Programs), bahasa
pemrograman, dan program bantu.
Komponen
sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem
informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem
informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara
fisik :
1.
Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
c. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
d. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
e. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
c. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
d. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
e. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.
2.
Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
a.
Perangkat keras:
1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)
1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)
b.
Perangkat lunak
1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi
1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi
c.
DataBase
1) File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.
1) File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.
d.
Prosedur pengoperasian
1)
Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan
informasi yang akan digunakan
2) Instruksi penyiapan data sebagai input
2) Instruksi penyiapan data sebagai input
3)
Instruksi operasional
e.
Personalia pengoperasian
1) Operator
2 ) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.
1) Operator
2 ) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.
Beberapa
perangkat lunak yang digunakan sistem informasi Simaba UPN Veteran Jawa Timur
yaitu browser application seperti mozilla firefox, google chrome, safari,
internet explorer dan sebagainya. Browser application adalah komponen utama
karena tanpa browser application Simaba tidak dapat di akses. Kemudian sistem
informasi Simaba UPN Veteran Jawa Timur menggunakan adobe pdf untuk menyimpan
dokumen dan untuk membagikan dokumen kepada mahasiswa baru dengan menggunakan
fitur download.
PEMBAHASAN
Pada website sistem
informasi Simaba UPN Veteran Jawa Timur terdapat kelebihan dan kekurangan. Kelebihannya
yaitu design website Simaba UPN Veteran Jawa Timur yang simple dan mudah
diakses. Semua informasi mengenai jadwal kegiatan, program ospek, hingga informasi
yang dibutuhkan mahasiswa baru ada di website tersebut. Terdapat juga kontak
yang dapat dihubungi jika terjadi masalah atau ingin bertanya mengenai
pendaftaran di website Simaba UPN Veteran Jawa Timur. Terdapat juga daftar akreditasi
masing-masing jurusan yang ada di UPN Veteran Jawa Timur. Serta terdapat daya
tampung di tiap jurusan dan juga persyaratannya namun kita harus mendownload
untuk bisa melihat data tersebut.
Terdapat juga salah satu
kekurangan dari website Simaba UPN Veteran Jawa Timur. Yaitu ketika mahasiswa
baru ingin mengupload data atau berkas-berkasnya ke website tersebut. Ketika
mahasiswa baru mengupload berkas-berkasnya, terjadi kegagalan dikarenakan
masalah dari websitenya. Beberapa mahasiswa ada yang berhasil namun tidak
banyak.
Kejadian tersebut terjadi
hingga mahasiswa baru akan mengkonfirmasi berkas-berkasnya di UPN Veteran Jawa
Timur. Masih ada mahasiswa baru yang belum bisa mengupload. Hingga pada
akhirnya mahasiswa baru mengupload file atau berkas tersebut di dalam ruangan
ketika akan mengkonfirmasi berkas-berkasnya.
KESIMPULAN
DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Sistem informasi yaitu sekumpulan
elemen (orang, data, prosedur dan sistem pemroses data dan informasi) yang
bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berguna, relevan, tepat waktu,
akurat, lengkap dan memenuhi kriteria tertentu. Sistem informasi bisa berisi
berita-berita, hiburan, dan media lainnya yang terdapat dalam sistem informasi
tersebut. Berdasarkan kriterianya, sistem informasi digunakan untuk keperluan
dalam bidang tertentu seperti Simaba UPN Veteran Jawa Timur.
Simaba UPN Veteran Jawa Timur
merupakan website untuk mahasiswa baru yang telah diterima di UPN Veteran Jawa
Timur. Mahasiswa baru tersebut dapat mengakses website ini untuk pendaftaran
dan kegiatan selanjutnya dengan cara login dahulu kemudian dapat mengakses form
pendaftaran yang terdapat pada website tersebut.
B. SARAN
Saran penulis terhadap website Simaba UPN Veteran Jawa
Timur yaitu coba mengganti desain atau tampilan pada website agar lebih
menarik. Kemudian untuk masalah server apabila ada kesalahan atau server sedang
down diharap segera dibetulkan karena untuk kedepanya akan berguna dan
bermanfaat nanti bagi mahasiswa baru yang akan masuk pada tahun-tahun
berikutnya.
https://rizkipertama76.wordpress.com/2013/01/09/perangkat-sistem-informasi/
https://rizkipertama76.wordpress.com/2013/01/09/perangkat-sistem-informasi/