Critical Review Sistem Informasi Simaba UPN Veteran Jatim

Oleh : Akbar Raihan Maghribi

PENDAHULUAN

A.   LATAR BELAKANG

Sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang, data, prosedur dan sistem pemroses data dan informasi) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berguna, relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi kriteria tertentu. Sistem informasi bisa berisi berita-berita, hiburan, dan media lainnya yang terdapat dalam sistem informasi tersebut. Pada organisasi atau bidang tertentu, sistem informasi digunakan sebagai media pendaftaran dalam bidang tersebut. Salah satunya yaitu terdapat dalam website Simaba (Sistem Informasi Mahasiswa Baru) UPN Veteran Jawa Timur.

Website Simaba (Sistem Informasi Mahasiswa Baru) UPN Veteran Jatim yaitu sebuah website yang mengelola sistem informasi bagi mahasiswa baru yang berhasil lolos masuk tes dan diterima di UPN Veteran Jatim. Di dalam laman ini tersedia informasi yang dapat diakses oleh mahasiswa baru untuk proses kedepannya hingga mahasiswa baru selesai ospek.

Di dalam website ini terdapat beberapa menu yang dapat diakses oleh mahasiswa baru. Dari beberapa menu tersebut, ada menu yang tidak bisa diakses ketika mahasiswa baru belum login atau masuk ke dalam web tersebut. Yaitu form atau formulir pengisian data mahasiswa baru untuk pendaftaran ke universitas.

Pada saat mahasiswa baru mengisi formulir pendaftaran tepatnya pada bagian upload file, tidak sedikit mahasiswa baru yang mengeluh karena data atau berkasnya tidak bisa di upload. Para mahasiswa baru sudah mencoba upload file satu hari sebelum mahasiswa baru datang ke UPN untuk mengkonfirmasi berkas hingga pada saat itu juga.

B.   TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan dari artikel ini yaitu agar pengelola website atau laman dari simaba UPN Veteran Jawa Timur dapat mengetahui kelemahan dari laman tersebut dan dapat memperbaiki kelemahan tersebut agar kedepannya tidak terulang lagi kejadian seperti itu. Karena hal tersebut sedikit mengganggu mahasiswa baru yang akan mendaftar karena kesulitan upload.

Manfaat dari artikel ini yaitu pembaca dapat mengetahui kegunaan dari website atau laman simaba sebagai akses bagi mahasiswa baru yang telah lolos tes dan mendaftar di UPN Veteran Jawa Timur.

C.   KEBUTUHAN DATA

Pada sistem informasi Simaba UPN Veteran Jawa Timur, terdapat beberapa data yang dibutuhkan. Pertama yaitu data untuk login akses Simaba. Tanpa login, mahasiswa baru tidak dapat mendaftar. Kedua yaitu beranda. Di dalam beranda terdapat beberapa informasi untuk mahasiswa baru ketika menjalani pendaftaran hingga masa ospek. Ketiga yaitu data kontak yang dapat dihubungi. Apabila mahasiswa baru kebingungan mengenai informasi yang didapat di Simaba, maka mahasiswa baru tinggal menghubungi data kontak yang tertera di website atau laman Simaba. Keempat yaitu data download. Mahasiswa baru dapat mendownload jadwal kegiatan, surat-surat yang dibutuhkan ketika pendaftaran. Kelima yaitu data pengisian angket ketika pendaftaran. Data ini wajib kita isi. Pada data pengisian angket, mahasiswa baru mengisi berkas-berkas yang telah disediakan dan pengisian tersebut harus berdasarkan fakta.

D.   PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI

Perangkat lunak adalah program yang berisi instruksi untuk melakukan proses pengolahan data. Perangkat lunak atau software terbagi menjadi 4 macam, yaitu: system operasi (Operating System), program aplikasi (Application Programs), bahasa pemrograman, dan program bantu.

Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik :

1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
c. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
d. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
e. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:

a. Perangkat keras:
1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)

b. Perangkat lunak
1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi

c. DataBase
1) File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.

d. Prosedur pengoperasian

1) Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
2) Instruksi penyiapan data sebagai input

3) Instruksi operasional

e. Personalia pengoperasian
1) Operator
2 ) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

Beberapa perangkat lunak yang digunakan sistem informasi Simaba UPN Veteran Jawa Timur yaitu browser application seperti mozilla firefox, google chrome, safari, internet explorer dan sebagainya. Browser application adalah komponen utama karena tanpa browser application Simaba tidak dapat di akses. Kemudian sistem informasi Simaba UPN Veteran Jawa Timur menggunakan adobe pdf untuk menyimpan dokumen dan untuk membagikan dokumen kepada mahasiswa baru dengan menggunakan fitur download.

PEMBAHASAN

Pada website sistem informasi Simaba UPN Veteran Jawa Timur terdapat kelebihan dan kekurangan. Kelebihannya yaitu design website Simaba UPN Veteran Jawa Timur yang simple dan mudah diakses. Semua informasi mengenai jadwal kegiatan, program ospek, hingga informasi yang dibutuhkan mahasiswa baru ada di website tersebut. Terdapat juga kontak yang dapat dihubungi jika terjadi masalah atau ingin bertanya mengenai pendaftaran di website Simaba UPN Veteran Jawa Timur. Terdapat juga daftar akreditasi masing-masing jurusan yang ada di UPN Veteran Jawa Timur. Serta terdapat daya tampung di tiap jurusan dan juga persyaratannya namun kita harus mendownload untuk bisa melihat data tersebut.

Terdapat juga salah satu kekurangan dari website Simaba UPN Veteran Jawa Timur. Yaitu ketika mahasiswa baru ingin mengupload data atau berkas-berkasnya ke website tersebut. Ketika mahasiswa baru mengupload berkas-berkasnya, terjadi kegagalan dikarenakan masalah dari websitenya. Beberapa mahasiswa ada yang berhasil namun tidak banyak.

Kejadian tersebut terjadi hingga mahasiswa baru akan mengkonfirmasi berkas-berkasnya di UPN Veteran Jawa Timur. Masih ada mahasiswa baru yang belum bisa mengupload. Hingga pada akhirnya mahasiswa baru mengupload file atau berkas tersebut di dalam ruangan ketika akan mengkonfirmasi berkas-berkasnya.

KESIMPULAN DAN SARAN

A.   KESIMPULAN

Sistem informasi yaitu sekumpulan elemen (orang, data, prosedur dan sistem pemroses data dan informasi) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berguna, relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi kriteria tertentu. Sistem informasi bisa berisi berita-berita, hiburan, dan media lainnya yang terdapat dalam sistem informasi tersebut. Berdasarkan kriterianya, sistem informasi digunakan untuk keperluan dalam bidang tertentu seperti Simaba UPN Veteran Jawa Timur.

Simaba UPN Veteran Jawa Timur merupakan website untuk mahasiswa baru yang telah diterima di UPN Veteran Jawa Timur. Mahasiswa baru tersebut dapat mengakses website ini untuk pendaftaran dan kegiatan selanjutnya dengan cara login dahulu kemudian dapat mengakses form pendaftaran yang terdapat pada website tersebut.

B.   SARAN

Saran penulis terhadap website Simaba UPN Veteran Jawa Timur yaitu coba mengganti desain atau tampilan pada website agar lebih menarik. Kemudian untuk masalah server apabila ada kesalahan atau server sedang down diharap segera dibetulkan karena untuk kedepanya akan berguna dan bermanfaat nanti bagi mahasiswa baru yang akan masuk pada tahun-tahun berikutnya. 

https://rizkipertama76.wordpress.com/2013/01/09/perangkat-sistem-informasi/